Dịch vụ
Thuê sofa cho sự kiện: bóc tách khoản chi và cách tránh phát sinh giờ chót
Tiền thuê ghế thường chỉ chiếm một phần hóa đơn cuối cùng. Phần còn lại nằm ở vận chuyển, nhân công, phụ phí giờ và điều khoản đền bù mà ít ai đọc kỹ trước khi đặt cọc.
Bốn ngày trước lễ ra mắt sản phẩm, người phụ trách hậu cần nhận ra khu tiếp khách VIP mới chỉ có ghế xếp nhựa mượn từ kho công ty. Bản vẽ concept đã duyệt có ba bộ sofa băng dài màu kem, nhưng ngân sách không cho phép mua ghế mới cho một buổi tối bốn tiếng. Đó đúng là tình huống dịch vụ cho thuê sofa sinh ra để giải quyết.
Vấn đề là hạng mục này gần như không có mặt bằng giá công khai. Hai đơn vị cùng báo cho một bộ ghế ba chỗ có thể chênh nhau rất xa, và phần chênh thường nằm ở các dòng phụ phí xuất hiện sau sự kiện.
Khi nào thuê ghế hợp lý hơn là mua thêm hoặc mượn tạm
Không phải sự kiện nào cũng cần đến sofa thuê. Có mấy dấu hiệu khá rõ cho thấy bạn nên gọi đơn vị cho thuê thay vì xoay xở bằng đồ có sẵn:
- Khu vực cần bố trí là chỗ ngồi lâu: phòng chờ nghệ sĩ, góc phỏng vấn báo chí, khu lounge ký kết.
- Ảnh và video sự kiện sẽ dùng lại cho truyền thông, ghế xếp lọt vào khung hình làm hỏng tông nhìn cả không gian.
- Bạn cần số lượng đồng bộ: sáu bộ giống hệt nhau về màu và kiểu dáng, thứ mà mua lẻ theo đợt gần như không bao giờ có được.
- Sự kiện ở địa điểm thuê ngoài và tần suất dùng dưới ba lần một năm, khi đó chi phí lưu kho thường vượt phần tiết kiệm được khi mua đứt.
Ngược lại, nếu bạn tổ chức workshop hằng tháng ngay tại văn phòng và có kho, mua rồi bảo dưỡng định kỳ mới là hướng đúng.
Sáu bước của một đơn thuê sofa, từ lúc gọi cho tới khi xe thu hồi
- Mô tả nhu cầu và gửi mặt bằng. Bên cho thuê cần biết diện tích, số khách ngồi cùng lúc, tông màu chủ đạo và ảnh lối vào.
- Nhận báo giá tách dòng. Yêu cầu liệt kê riêng tiền thuê, vận chuyển, nhân công, phụ phí. Báo giá gộp thành một con số duy nhất là dấu hiệu bạn sẽ khó tranh luận về sau.
- Khảo sát đường vào. Đơn vị nghiêm túc sẽ hỏi kích thước thang máy, chiều rộng cửa và khung giờ tòa nhà cho phép chuyển đồ.
- Ký hợp đồng và chốt khung giờ giao. Ghi cụ thể theo giờ đồng hồ, kèm điều khoản xử lý nếu xe đến trễ.
- Giao, kê và nghiệm thu tại chỗ. Ghế bọc màng khi vận chuyển, tháo màng tại chỗ, kê theo sơ đồ, rồi hai bên lập phiếu ghi hiện trạng có ảnh từng bộ.
- Thu hồi và đối chiếu. Soi lại theo phiếu hiện trạng ban đầu rồi mới hoàn cọc, và làm ngay khi ghế còn tại địa điểm chứ đừng để chở về kho rồi mới báo.
Bóc tách hóa đơn thuê ghế cho một sự kiện: tiền ghế chỉ là phần nổi
Hóa đơn thuê sofa gồm bốn nhóm: tiền thuê tài sản, tiền đưa tài sản tới nơi, tiền xử lý tại hiện trường và tiền rủi ro.
| Khoản mục | Phụ thuộc vào | Mức độ ảnh hưởng tới tổng chi |
|---|---|---|
| Tiền thuê theo bộ, theo ngày | Kiểu ghế, chất liệu bọc, độ mới, số bộ đồng bộ | Lớn nhưng dễ dự đoán nhất |
| Vận chuyển hai chiều | Quãng đường, số chuyến xe, khối lượng cồng kềnh | Lớn, tăng nhanh khi địa điểm xa nội thành |
| Nhân công bê và kê | Số người, số giờ, có phải khiêng bộ hay không | Trung bình, tăng mạnh khi không có thang máy hàng |
| Phụ phí tầng, lối vào hẹp, ngoài giờ | Bậc tam cấp, cửa nhỏ phải tháo chân ghế, giao đêm | Nhỏ nhưng rất hay bị bỏ sót lúc báo giá |
| Số ngày lưu ghế tại địa điểm | Ngày dựng, ngày diễn ra, ngày tháo dỡ | Lớn, vì tính theo ngày lưu chứ không theo giờ dùng |
| Cọc và đền bù hư hỏng | Điều khoản hợp đồng, chất lượng phiếu hiện trạng | Khoản rủi ro thật sự, không xác định trước |
Ba con số nên tự tính trước khi gọi báo giá
Chuẩn bị sẵn ba con số: số ngày lưu ghế tính từ lúc xe đến tới lúc xe đi chứ không phải số giờ khách ngồi; số bộ thật sự cần theo lượng khách ngồi đồng thời chứ không theo tổng khách mời; và quãng đường tới địa điểm.
Mẹo tiết kiệm: nếu lịch dựng sân khấu bắt đầu từ sáng nhưng khu lounge chỉ dùng buổi tối, hãy tách lịch giao ghế khỏi lịch dựng chung, vì ghế đến muộn vài tiếng đôi khi cắt được trọn một ngày lưu.
Sàng lọc đơn vị cho thuê: nhìn kho hàng trước, nhìn báo giá sau
Đơn vị cho thuê ghế sự kiện khác hẳn xưởng đóng sofa: tài sản của họ là kho hàng quay vòng, nên chất lượng dịch vụ phản ánh qua cách bảo quản kho. Hãy đề nghị xem ảnh thực tế của đúng bộ ghế sẽ giao, chụp trong tháng gần nhất. Những câu nên hỏi trước khi đặt cọc:
- Bộ ghế giao cho tôi đã qua bao nhiêu lượt thuê, lần vệ sinh gần nhất là khi nào?
- Nếu tới ngày giao mà bộ ghế trong ảnh đang kẹt ở đơn khác, phương án thay thế là gì và ai chịu phần chênh?
- Báo giá đã gồm phụ phí tầng, ngoài giờ, vệ sinh chưa? Còn khoản nào phát sinh sau sự kiện?
- Đội giao có bọc bảo vệ sàn và khung cửa khi khiêng không, nếu xước sàn địa điểm thuê thì bên nào chịu?
- Thu hồi muộn nhất mấy giờ, sau khung đó tính thêm thế nào?
Trả lời cụ thể theo từng bộ ghế là dấu hiệu tốt; trả lời chung chung kiểu ghế nào cũng như nhau nghĩa là họ chưa kiểm kê kho theo mã.
Ba cách làm ăn gian hay gặp trong hạng mục ghế sự kiện
Đánh tráo bộ ghế vào phút chót. Khách chốt theo ảnh một bộ còn mới, tới ngày sự kiện xe chở đến bộ cùng kiểu nhưng đã bạc màu và lún đệm. Chỉ còn vài tiếng nữa là khách mời tới nên gần như không ai từ chối. Cách chặn là ghi mã bộ ghế vào hợp đồng kèm ảnh phụ lục.
Phụ phí xuất hiện sau khi ghế đã kê xong. Đội giao tới nơi, báo tòa nhà không cho dùng thang máy khách nên phải khiêng bộ, rồi tính thêm khoản không có trong báo giá. Chỉ tránh được bằng cách khảo sát lối vào từ đầu và ghi rõ trong hợp đồng rằng phụ phí không liệt kê trước thì vô hiệu.
Tính vết cũ thành vết mới lúc thu hồi. Nguồn tranh chấp phổ biến nhất và cũng dễ phòng nhất: không có phiếu hiện trạng kèm ảnh lúc giao thì bên thuê hầu như luôn thua, vì ghế đã nằm trong kho bên kia.
Biên bản bàn giao: những dòng phải có trước khi bạn ký
Cam kết miệng không giúp gì lúc đối chiếu. Phiếu giao nhận và biên bản nghiệm thu nên ghi tối thiểu:
- Mã hoặc số hiệu từng bộ ghế, kèm ảnh chụp bốn mặt lúc giao, có ghi ngày giờ.
- Liệt kê rõ vết có sẵn: vết xước, vết ố, chỉ bung, đệm lún, chân ghế lỏng.
- Phân biệt vết bẩn xử lý được bằng vệ sinh thông thường và hư hỏng cấu trúc, mức xử lý khác nhau.
- Giờ giao, giờ thu hồi cam kết và cách xử lý nếu một bên trễ hẹn.
- Điều kiện hoàn cọc, tính bằng số ngày cụ thể sau thu hồi.
- Trách nhiệm với sàn, thang máy, khung cửa của địa điểm tổ chức.
Nếu đơn vị cho thuê ngại lập phiếu hiện trạng chi tiết vì mất thời gian, đó chính là thông tin về cách họ sẽ hành xử lúc đối chiếu.
TìmSofa là nền tảng kết nối, không nhận đơn thuê hay thi công. Với ghế bọc da, xem thêm đặc tính các loại da bọc; ghế bọc nỉ thì tham khảo nhóm chất liệu vải. Ghế quay vòng nhiều hay gặp đệm xẹp lún và tiếng cọt kẹt từ khung, nên kiểm tra kỹ lúc nhận. Xem thêm khung giá tham khảo và nguồn dữ liệu. Về lại toàn bộ dịch vụ sofa.